Rechtliches
Datenschutz
Eine technische Beschreibung, keine geprüfte Erklärung. Wo etwas fehlt, steht das dabei — und nicht in einer Fußnote.
Vor der Veröffentlichung zu klären
Auftragsverarbeitungsverträge, Angaben zum Drittlandtransfer und das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten fehlen. Wir haben diese Lücken hier offen gelassen, statt sie mit Platzhaltertext zu füllen, der wie eine Angabe aussieht.
Wer Ihre Daten verarbeitet
deskmate arbeitet mit mehreren Dienstleistern. Für Ihre Mandanten sind wir Auftragsverarbeiter, Sie sind Verantwortlicher.
| Zweck | Anbieter |
|---|---|
| KI-Antworten, Simulation | OpenAI, Anthropic, GoogleFrage und Kontext verlassen unseren Server. Je nach Anbieter und Vertragskonfiguration kann die Verarbeitung außerhalb der EU stattfinden. |
| Textvektoren | OpenAIDie Inhalte Ihrer hochgeladenen Dokumente werden zur Vektorisierung übertragen. |
| Eingehende Telefonie, SMS | Bland AI Inc.Gesprächsdaten und Anrufernummern gehen an einen US-Anbieter. Für den Telefon-Agenten findet die Verarbeitung damit außerhalb der EU statt. |
| Ausgehende Kampagnen | Vapi Inc.Nur aktiv, wenn Sie Kampagnen ausdrücklich freischalten. |
| Benachrichtigungs-E-Mails, Kontaktformular | ResendZwei getrennte Verwendungen. Benachrichtigungen nur, wenn E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind. Über das Kontaktformular auf /anmeldung verlässt jede Anfrage unseren Server und wird von Resend zugestellt — die Anfrage steht dabei im Betreff und im Nachrichtentext der zugesandten E-Mail. |
| Hosting und Auslieferung dieser Website | Cloudflare, Inc.Diese Website wird über Cloudflare Pages ausgeliefert. Cloudflare verarbeitet dabei IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite und User-Agent. Cloudflare ist US-basiert; für die Übermittlung gelten die Standardvertragsklauseln der Cloudflare DPA. |
Für den Telefon-Agenten ist das nicht verhandelbar: Die Gesprächsdaten liegen bei Bland AI Inc. in den USA. Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln mit Ergänzungs-Garantien klären wir vor dem Einsatz.
Was nicht passiert
- Anrufe und Gespräche werden nicht aufgezeichnet. Die Aufnahmefunktion ist abgeschaltet und lässt sich nicht einschalten.
- Ein eingehender Anruf ist keine Einwilligung für spätere Ausgangskampagnen oder Marketing-SMS.
- Ausgehende Anrufe finden ohne dokumentierte Einwilligung nicht statt.
- Der Telefon-Agent erfindet keine Termine. Ohne Kalenderanbindung entsteht eine Anfrage, keine Buchung.
- Was Sie über das Kontaktformular auf /anmeldung schreiben, wird nicht für Newsletter, Werbemails oder Kampagnen verwendet. Es gibt kein Opt-in, das wir uns vorbehalten, und keine Ausnahme von dieser Zusage.
Rechtsgrundlagen
Für jede Verarbeitung nennen wir die Grundlage aus Art. 6 Abs. 1 DSGVO und sagen dazu, warum sie trägt.
Angaben aus dem Kontaktformular auf /anmeldung
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, hilfsweise lit. aDie Anfrage geht dem Vertragsschluss voraus. Ohne Vertragsabschluss stützt sie sich auf Ihre Einwilligung im Formular, die Sie jederzeit widerrufen können; ein Widerruf löscht die Anfrage, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Anfragen, Leads und Abrechnungsdaten von Geschäftskunden
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVODie Verarbeitung ist für die Erfüllung des Vertrags mit dem Kunden erforderlich.
Chat- und Telefonverläufe Ihrer Endkundinnen und Endkunden
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVOSie sind Verantwortlicher; wir verarbeiten Ihre Anweisung. Für uns als Auftragsverarbeiter gilt Art. 28.
Anrufnummern für ausgehende Kampagnen
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVOEinwilligung der angerufenen Person. Ohne Nachweis findet kein Anruf statt — die Einwilligung ist Voraussetzung, nicht Korrektur.
Server- und Zugriffsprotokolle, Audit-Logs
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVOWahrung der Stabilität, Fehleranalyse und Abwehr von Angriffen auf das System. Das Interesse ergibt sich aus dem Betrieb.
Auswertung der Nutzung zur Verbesserung des Produkts
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVOAggregierte Kennzahlen ohne Personenbezug. Sobald einzelne Nutzende identifizierbar wären, wäre das hier nicht mehr gedeckt und es bräuchte eine eigene Grundlage.
Speicherdauer
- Chat-Verläufe abgeschlossener Gespräche
- 180 Tage
- Bland-Transkripte und Callback-Events
- 180 Tage
- Zustellstatus transaktionaler SMS
- 30 Tage
- Audit-Protokolle
- 730 Tage
- Leads ohne Vertragsabschluss
- 12 Monate ab letztem Kontakt
- Kontaktformular ohne Vertragsabschluss
- 6 Monate ab der Anfrage
- Vertrags- und Gesprächsdaten bestehender Kunden
- 3 Jahre nach Vertragsende
- Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen
- 10 Jahre
- Hochgeladene Kundendokumente
- 3 Monate nach Vertragsende
Die Fristen oben gelten automatisch. Leads ohne Vertragsabschluss laufen zwölf Monate nach dem letzten Kontakt aus, Vertragsdaten drei Jahre über das Vertragsende, und Rechnungsunterlagen zehn Jahre nach § 147 AO — die gesetzliche Frist, die nicht abkürzbar ist. Ihre gesetzlichen Löschrechte nach Art. 17 DSGVO bleiben davon unberührt.
Siehe auch dasImpressum.